زمانیکه تصمیم به خرید یک سیستم جامع نرم افزاری برای محیط کار گرفته می شود، دنیایی از نگرانی و استرس تصمیم گیرندگان را در بر می گیرد.
مخصوصا اگر خاطره خوبی از نرم افزارهای قبلی نداشته باشند.
این نگرانیها ورای قیمت بوده و مسائل مهمتری را شامل می شوند.
مهمترین این نگرانیها امنیت است، بخصوص امنیت فکری.
چنانچه نرم افزار خریداری شده هر روز ما را دچار مشکل کند چكار كنیم؟یا با قسمتهای مختلف شرکت ما سازگار نباشد چكار كنیم؟ یا اگر كاربران در مقابل آن واكنش منفی نشان دهند !!!
و یا ادعاهای كه شركت ارائه دهنده نرم افزار می كند آیا واقعی است یا صرفا یك تبلیغات پوچ و تو خالی می باشد.

چگونه می توانیم نرم افزاری را انتخاب کنیم که مشکلات ما را حل کند؟
بهترین گزینه هایی که باید در انتخاب یک نرم افزار در نظر بگیریم چه چیزهای می تواند باشد؟

درابتدا نیازهای مجموعه خود را روی کاغذ بنویسید و اولویت بندی نمائید.
نیاز شما بستگی به نوع شغل شما دارد. قطعا یك كارخانه تولید مواد غذائی با یك كارخانه تولید سیمان یا یك كارخانه بسته بندی و خدماتی یا یك بنگاه اقتصادی و بازرگانی نیازها و خواسته های صنفی و یا شاید سلیقه ائی هم داشته باشند. یك نكته دیگر ! فكر نكنید نرم افزار جدید همه آن چیزهای كه نرم افزار قبلی شما داشته را دارد. باید همه موارد را یك به یك در كاغذ درخواستهایتان بنویسید.
بنابراین نرم افزار مورد نظر ما باید متناسب با نیازهای ما باشد تا یك سیستم جوابگو و كارآمد داشته باشیم.

هر بنگاه اقتصادی امکان تغییراتی دارد چه مربوط به مسائل داخلی باشد و چه خارجی.اضافه و یا کم کردن پرسنل، بستگی به میزان سفارشات جدا شدن یا تركیب واحد ها مختلف سازمانی،به منظور بهینه سازی تغییرات در خط تولید و یا مواد اولیه بنا به تحریمها فعلی یا سیاستگذاری تغییرات نرخ ارز و اثر گذاری مستقیم بر بهای تمام شده مواد و كالا جابجائی های مدیریتی و تغییر سیاستها، تغییر افراد، تغییر منابع خرید یا فروش، جابجائی های فیزیكی، تغییر در خط تولید، تغییر در نوع تولید، بنا به ضرورتها و حفظ بازار و....هریک از این تحولات نیاز به ایجاد تغییراتی در محیط نرم افزاری ما دارد، مطمئن شوید نرم افزاری که خریداری می کنید آمادگی پوشش این قبیل تغییرات را داشته باشد.

در هر بنگاه اقتصادی حفظ و حراست از اطلاعات به دوبخش كلی درون سازمانی و بیرون سازمانی تقسیم می شود.
درون سازمانی : در این بخش نیز حدود اختیارات از واجبات یك نرم افزار توانمند می باشد. باید مطمن شوید نرم افزار شما قادر است بصورت سلولی سطح دسترسی ایجاد نماید، هرچند شما می توانید از نزدیكان و یا اشخاص مورد تائید نیز استفاده كنید. ولی آیا این راه حل مناسبی میباشد؟ یا اینكه ما سیستم را حاكم بر روابط نمائیم.
بیرون سازمانی : در اینجا قضیه خیلی فرق می كند !!!
شما با فرد یا افرادی بنا به ضرورت آشنا می شوید و بدون آنكه بدانید این افراد چه كسانی هستند یا منظورشان چیست همه مسائل كاریتان را با آنها مطرح می كنید.فاجعه اینجاست كه اگر خدای ناخواسته این افراد با سونظر به شما و بنگاه اقتصادیتان نزدیك شده و با قیمت كمی پائین تر رضایت به برنامه نویسی یا فروش نرم افزار به شما را بگیرند،آیا احتمال فروش اطلاعات، سو استفاده، اخاذی، سرقت اطلاعات حساس و فرمولهای تولیدی را هم مد نظر داشته اید؟
یک نرم افزار خوب باید امکان تعریف لایه های امنیتی متفاوت برای افراد مختلف را در سطح درون سازمانی داشته باشد و آنهم بصورت سلولی و چه بهتر که تعریف این دسترسی ها توسط یک نفر در مجموعه خود شما ( که معمولا مدیر سیستم نامیده می شود ) انجام بگیرد
و اما در مورد اشخاص یا شركتهای فروشنده خدمات و نرم افزار باید دقت كافی به سوابق اجرائی و استعلام از مشتریان قدیمی حداقل از 10 سال قبل آن مجموعه را بنمائید. تا با خاطری آسوده اطلاعات ارزشمند خود را در آن نرم افزار قرار دهید.

معمولا همه شرکتهای نرم افزاری همراه با خرید نرم افزار آموزش استفاده از آن را به شما خواهند داد.این آموزش می تواند بصورت حضوری و یا توسط جزوات، سی دی آموزشی که به شما ارائه می شود انجام بگیرد.اما نکته مهم آن است که در طی کار با یک نرم افزار جدید سئوالاتی مطرح می شود که فرد استفاده کننده از نرم افزار نیازمند به دریافت پاسخ آنهاست.مطمئن شوید شرکت تولید کننده نرم افزار بتواند در این زمینه نیز به شما سرویس دهی مناسب داشته باشد.زیرا هیچ چیز کلافه کننده تر از یک نرم افزار جدید و ناآشنا نیست. مطمئن باشید شرکت ارائه دهنده نرم افزار بتواند شما را در هر لحظه بصورت تلفنی یا آنلاین و یا حضوری كه بهترین گزینه میباشد کمک کند.

اشکالات نرم افزاری یکی از بدیهیات این محصولات است.همانطور که نرم افزارهای شرکتهای معظمی مانند مایکروسافت گوگل، یاهو، نیز می توانند دچار مشکل شوند. در این زمینه تحقیق کنید !
نرم افزاری را كه خریداری می کنید سابقه مناسبی از لحاظ کارائی و صحت عملیاتی در بازار داشته و کاربران آنها از رضایت نسبی برخوردار بوده، و از کیفیت نرم افزار و وضعیت سرویس دهی شرکت تولید کننده نیز جویا شوید با این روش می توانید مطمئن باشید در طی کار با آن نرم افزار با کمترین مشکلات برخورد خواهید کرد.
توجه كنید تعداد مشتریان استفاده كننده از یك سیستم مهم نیست بلكه نوع آن مشتریان و مصرف آنها مهم است، بطور مثال یك شركتی كه نرم افزار عام بازاری با قیمت پائین ارائه می كند، طبیعی است كه تعداد زیادی مشتری داشته باشد. ولی شركتهای متوسط تا بزرگ كه نیازمند اهرم كنترلهای قوی اجرائی و مدیریتی هستند، نیازمند نرم افزارهای خاص با قیمتهای معقول سطح نیازشان هستند، این نوع نرم افزار ها از مشتریان خاص با تعداد كمتر برخوردار هستند.

ممکن است فاصله مکانی شما با تولید کننده نرم افزار زیاد باشد. بخصوص شرکتهای تولیدی که در شهرکهای صنعتی حومه شهرهای بزرگ قرار داشته و رسیدن به آنها خود یک مسافرت است. کنترل کنید در صورتیکه دچار مشکل فنی شوید شرکت طراح چگونه به شما سرویس دهی می کند.
مطلوب ترین حالتهای سرویس دهی به شکل زیر است:

• رفع اشکال توسط اتصال از طریق اینترنت و آنلاین (در لحظه)
• رفع اشکال از طریق اتصال فکس مودم و (در لحظه)
• مراجعه کارشناس به محل استفاده از نرم افزار

دو مورد اول با وجود نیاز به سخت افزارهایی در محل استفاده كننده، بهترین روشها هستند زیرا سریعترین راه برای رفع اشکالات احتمالی می باشند.

هر مجموعه تجاری از واحدهای مختلفی تشکیل شده است مانند مالی، اداری، واحد تولید، واحد بازرگانی و.....
احتمالا در مکانیزه کردن سیستمهای خود قصد داریم برخی از این واحدها توسط نرم افزار با هم مرتبط باشند و یا بالعکس.
دقیقا مشخص کنید چه واحدهایی از طریق نرم افزار باید با هم مرتبط باشند و آنرا برای طراح و كارشناس نرم افزار توضیح دهید تا بتوانید بهترین استفاده را از ظرفیت نرم افزار ببرید. احتمال دارد که شما نیاز به برنامه نویسی داشته باشید، آیا برنامه ای كه خریداری می كنید یك پكیج آماده است و بدون تغییرات یا یك نرم افزار است با امكان پویائی؟ آیا فروشنده نرم افزار این مورد را در قرارداد فروش خود مكتوب نموده است؟

آیا مجموعه شما واحد خاصی دارد که مشابه آن در واحدهای نمونه دیده نمی شود؟ آیا کارهایی را به روشهایی خاص و منحصر بفرد انجام می دهید که ویژه شماست؟ حتی الامکان هر ویژگی خاصی را که در مجموعه و کار خود دارید را به اطلاع طراح و كارشناس سیستم برسانید.این امر از تنش حین كار كه مرحله حساسی میباشد و همچنین از دوباره كاری و خستگی مجریان و دلزدگی و عدم گرفتن نتیجه مطلوب جلوگیری مینماید.
سیستم نرم افزاری حرفه ای بدلیل سابقه طولانی و کار در مراکز مختلف بیشتر نیازهای کاربران را پیش بینی نموده است، لیکن چنانچه خریداری نیازمند به ایجاد تغییراتی در نرم افزار باشد بنابر سفارش وی، و تائید هیئت كارشناسی شركت این امر امکان پذیر خواهد شد.

شروع کار با یک نرم افزار، بخصوص اینکه قبلا نرم افزار دیگری داشته اید و پرسنل شما با آن عادت کرده اند شما را با مقاومتهایی روبرو خواهد كرد ولی بدنیست بدانید چناچه نرم افزاری انتخابی با تحقیق و تجسس و دقت كافی تهیه شده پس از مدت كوتاهی واكنشهای منفی تبدیل به رضایت همكارانتان خواهد شد و این برای همه پیش می آید.
پس صبور باشید و با آموزشهای مداوم به پرسنلی که با نرم افزار کار می کنند سعی در رفع مشکلات و مقاومتهای طبیعی آنها بنمائید.